Canal Denuncias
Para dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, COBADU ha procedido a actualizar el actual canal de comunicación interno con un nuevo buzón canaldenuncia@cobadu.com, modificando el protocolo de funcionamiento para cumplir con los requisitos de la citada Ley. Las novedades incorporadas se encuentran recogidas tanto en la Política como en el Procedimiento del Sistema de Información Interno, que se muestran a continuación:
POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
1. Objeto
La Política del Sistema interno de Información tiene por objeto definir los principios generales establecidos y los principales compromisos asumidos por SOCIEDAD COOPERATIVA LIMITADA BAJO DUERO, SOCIEDAD COOPERATIVA LIMITADA BAJO DUERO, MATADERO BAJO DUERO, FERTIBLEND Y ZASEPORC (en adelante, la Sociedad) para dar cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, estableciendo la organización interna y sistemas implantados para garantizar la comunicación, tramitación, investigación, y en su caso, aplicación de sanción ante actuaciones que por acción u omisión supongan incumplimientos del Código ético, normativa interna y normativa externa, y/o que generen riesgos de cumplimiento o de comisión de delitos (incluyendo, en particular, cualquier conducta que pudiera constituir un delito, una infracción administrativa grave o muy grave, o una infracción del derecho de la Unión Europea),.
2. Ámbito de aplicación
Cualquier persona puede comunicar información sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incumplimientos del Código Ético o incumplimientos de cualquier otra normativa interna o externa.
3. Compromisos
La Política del Sistema interno de Información y el resto de las normas internas contribuyen a la construcción de una cultura corporativa de cumplimiento, integridad, honestidad y respeto a las normas y estándares éticos.
Los compromisos de la Sociedad con respecto al cumplimiento son:
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Implantar los sistemas adecuados para la comunicación de interna y externa.
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Garantizar la privacidad y confidencialidad de las comunicaciones.
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Garantizar que se tramitan las denuncias anónimas.
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Proteger a los denunciantes en el marco de la Ley 2/2023 garantizando que no se aplicarán represalias a los denunciantes.
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Nombrar a un responsable del Sistema interno de información que garantice la tramitación de expedientes cumpliendo con todos los requisitos exigidos en la Ley.
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Difundir la existencia del Sistema interno de información y de los canales de comunicación internos y externos a todos los trabajadores.
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Asegurar que se define un sistema disciplinario que sancione las conductas contrarias a la normativa aplicable.
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Definir y detallar el procedimiento de comunicación interno y externo.
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Evaluar periódicamente el funcionamiento Sistema interno de información, implementando cambios cuando sean identificados.
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Definir los Roles y Responsabilidades dentro del Sistema de Información.
El Consejo Rector de la Sociedad es responsable de adoptar las medidas necesarias para la implementación y supervisión del desarrollo y aplicación de la presente Política del Sistema interno de Información.
El Comité de Cumplimiento es el Responsable del Sistema interno de Información encargado de garantizar la tramitación de expedientes
4. Canales internos de información
La Sociedad ha habilitado canales internos de información que permiten a los socios, administradores, empleados, proveedores y otros terceros que determine la ley informar sobre cualquier conducta, todo ello sin perjuicio de que puedan dirigir sus denuncias o informaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.
En el Sistema interno de información se integran todos los Canales internos de información habilitados por la Sociedad para la comunicación de denuncias o informaciones relativas a las Conductas por los socios, administradores, profesionales, proveedores y otros terceros que determine la ley.
Los Canales internos de información constituyen el cauce preferente para informar sobre conductas contrarias a la normativa
Las comunicaciones a través de los Canales internos de información pueden realizarse de forma anónima, deberán atender a criterios de veracidad y proporcionalidad, no pudiendo ser utilizados con fines distintos de aquellos que persigan el cumplimiento de la normativa y presentarse por escrito o verbalmente y se tramitarán de conformidad con el Procedimiento del Sistema interno de información.
La Sociedad se compromete a no adoptar represalias, contra cualquier persona que hubiera comunicado alguna Conducta, a través de los Canales internos de información salvo que la denuncia o información fuese falsa o esa persona hubiese actuado de mala fe.
5. Aprobación
La Política del Sistema interno de información ha sido impulsada y aprobada por el Consejo Rector, en su reunión del día 26 de junio de 2023, en consonancia con las medidas adoptadas en relación con el cumplimiento normativo y con el deseo de reforzar el compromiso del órgano de administración y el Comité de Dirección por promover, fomentar y divulgar su total compromiso con el cumplimiento de la normativa y la legislación.
PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN– COMUNICACIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS DENUNCIAS
1. OBJETO
El presente procedimiento tiene por objeto definir el funcionamiento del Sistema interno de información implantado por SOCIEDAD COOPERATIVA LIMITADA BAJO DUERO, SOCIEDAD COOPERATIVA LIMITADA BAJO DUERO, MATADERO BAJO DUERO, FERTIBLEND Y ZASEPORC (en adelante, la Sociedad)
A lo largo de este procedimiento se define la sistemática establecida en la Sociedad, para la comunicación, tramitación, investigación, y en su caso, aplicación de sanciones ante actuaciones que por acción u omisión supongan la posible comisión de un acto delictivo, la vulneración de normativa interna y normativa externa, y/o que genere riesgos de cumplimiento o de comisión de delitos en la organización, así como la protección de las personas denunciantes, dando cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
2. DISEÑO Y GESTIÓN
El sistema interno de información de la Sociedad está estructurado a través de los siguientes canales
Marco de aplicación: SISTEMA DE INTERNO DE INFORMACIÓN
Canal de información: canaldenuncia@cobadu.com
Órgano Receptor: Comité de Cumplimiento
Persona designada del Sistema interno de Información: Fernando Antúnez
Marco de aplicación: PLAN DE IGUALDAD
Canal de información: comisionplanigualdad@cobadu.com
Órgano Receptor: Comisión de Igualdad.
Marco de aplicación: PLAN DE IGUALDAD
Canal de información: derechodesconexiondigital@cobadu.com
Órgano Receptor: Comisión de Igualdad.
Marco de aplicación: PROTOCOLO PARA LA PREVENCIÓN Y ACTUACIÓN FRENTE AL ACOSO SEXUAL Y EL ACOSO POR RAZÓN DE SEXO - PLAN DE IGUALDAD
Canal de información: denunciaacoso@cobadu.com
Órgano Receptor: Fernando Antúnez y comisión instructora
El sistema de comunicación garantizará la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Los canales internos de información permiten la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
3. FORMAS DE COMUNICACIÓN
CANAL INTERNO
El procedimiento interno podrá iniciarse como consecuencia de:
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El conocimiento por cualquier medio, por parte del Responsable del Sistema interno de Información de la existencia de un incumplimiento.
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Una denuncia recibida mediante comunicación formal a través de cualquiera de los buzones internos.
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Denuncia de forma escrita al Responsable del Sistema interno de Información a través de correo postal o de forma verbal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. En su caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
-
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días.
Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
- mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
- a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
- El Responsable del Sistema Interno de Información y a quien lo gestione directamente.
- El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
- El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
- Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
- El delegado de protección de datos.
CANAL EXTERNO
En todos los casos, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información y denuncia ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
4 TRATAMIENTO DE DENUNCIAS
El cómputo del plazo comenzará con la recepción de las denuncias a través de cualquiera de los buzones establecidos con toda la documentación de la que se disponga y que sirva de soporte justificativo de la misma. Todas las comunicaciones recibidas de forma escrita, verbal o con reunión presencial serán tratadas de manera confidencial y, en su caso, se garantizará el anonimato cuando sea posible.
Las comunicaciones recibidas por cada uno de los buzones serán comunicadas al responsable del Sistema. Una vez que el Responsable del Sistema Interno de Información reciba una denuncia, sea cual sea su forma, ésta quedará registrada de forma escrita, y se procederá al inmediato análisis y comprobación de la existencia de alguna actuación que pudiera ser o fuera un incumplimiento. El Responsable del Sistema Interno de Información podrá solicitar a la persona denunciante y/o personas implicadas alguna manifestación o concreción adicional. Esta circunstancia pospondrá la fecha de cómputo global del plazo.
Tras efectuar dicho análisis y comprobación procederá a:
- Admitir la denuncia presentada y abrir expediente.
- Inadmitir la denuncia por no apreciar actuación que encaje en los incumplimientos descritos o los mismos carezcan de rigor y/u objetividad.
- Reevaluar el incumplimiento con base en los hechos o comportamientos descritos y calificarla adecuadamente para su correcta tramitación.
Admitida la denuncia presentada o derivada de una reevaluación del incumplimiento el Responsable del Sistema Interno de Información determinará, en función de la materia, cuál es el órgano que debe realizar el procedimiento de investigación y conclusiones del hecho, transfiriendo la comunicación y documentación a:
- Comité de Cumplimiento, en todos los casos.
- Responsable de protección de datos encargado de las denuncias relativas a la normativa de protección de datos.
- Recursos Humanos para temas de infracciones de la normativa laboral.
- Comisión de Igualdad
- Comisión instructora (acoso)
4.1. Audiencia del interesado
Alcanzadas las conclusiones en relación con los hechos denunciados se dará audiencia al interesado a fin de que pueda formular el trámite de alegaciones en el plazo improrrogable de 3 días naturales.
En el supuesto de que la denuncia afecte a la normativa laboral se dará simultáneamente trámite de audiencia a la representación legal de las personas trabajadoras
Si de las conclusiones obtenidas se detectase riesgo de incurrir en nuevos incumplimientos o situaciones gravosas o de riesgo para las personas o las instalaciones, podrá comunicarse esta circunstancia al Comité de Dirección a efectos de adopción de medidas provisionales.
4.2. Investigación
Los diferentes órganos y personas que participen en el proceso de investigación deberán cumplir los siguientes principios rectores:
- Rapidez: procedimiento ágil, evitando retrasos y/o demoras injustificadas en su tramitación.
- Confidencialidad: Se debe garantizar la confidencialidad evitando cualquier tipo de filtración que provoque o pueda provocar daño al honor, a la intimidad, la imagen y dignidad de todas las personas implicadas. Todas las personas que intervengan en el proceso tienen la obligación de guardar secreto sobre los datos e informaciones a los que hayan tenido acceso durante la tramitación de este. La transgresión de esta obligación será sancionable.
- Presunción de inocencia de cualquier persona implicada.
- Objetividad, imparcialidad, autonomía e independencia del procedimiento: mediante la investigación exhaustiva y rigurosa de los hechos comunicados y el tratamiento justo para todas las personas afectadas, sin aceptarse injerencias de ningún tipo por parte de otros Departamentos u órganos de gobierno de la Sociedad.
El plazo máximo de tramitación del procedimiento será 30 días naturales desde la recepción de la comunicación por parte del Responsable del Sistema, pudiéndose prorrogar por periodos de un mes en el supuesto de estimarlo así necesario por motivos de la investigación.
4.3. Procedimiento de Investigación del Responsable del Sistema
El Responsable del Sistema Interno de Información será competente para tramitar e investigar las denuncias que sean o puedan implicar la comisión de un acto delictivo, la vulneración de normativa interna y externa o que sea susceptible de suponer un riesgo de Cumplimiento.
El Responsable del Sistema Interno de Información levantará como mínimo un Acta a la apertura del expediente y una al cierre de este.
Asimismo, solicitará información a terceras partes si fuera necesaria:
- Ampliación de información
- Aportar documentos adicionales que clarifiquen la denuncia o comunicación
Una vez realizadas las actuaciones tendentes al esclarecimiento de los hechos comunicados, el Órgano de Cumplimiento finalizará el procedimiento investigador mediante la emisión formal de conclusiones en alguno de los siguientes sentidos:
-
Elevando al Consejo Rector la conclusión obtenida en el caso de delitos penales y de incumplimientos normativos que conlleven sanciones bajo su ámbito de responsabilidad.
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Elevando al Comité de Dirección la conclusión obtenida en el caso del resto de incumplimientos.
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Acordando el cierre del procedimiento investigador por no suponer un incumplimiento.
El Consejo Rector resolverá sobre las medidas que estime pertinente adoptar en el ámbito de su responsabilidad.
El Comité de Dirección resolverá sobre las medidas que estime pertinente adoptar con motivo de los demás supuestos.
El documento de conclusiones que incluye una propuesta de sanción emitido por el Responsable del Sistema interno de Información y deberá contener los oportunos razonamientos de la decisión propuesta y podrá dar lugar a alguna de las siguientes actuaciones:
- Abrir expediente disciplinario contra la persona infractora al amparo del convenio colectivo que le fuera de aplicación, de concluirse que ha ejecutado una conducta que podría ser constitutiva de infracción laboral.
- Adoptar medidas correctoras para prevenir que los hechos o conductas puedan volver a ejecutarse en el seno de la Sociedad.
- Comunicar los hechos o conductas a las autoridades judiciales o administrativas correspondientes.
- Verificar que no se ha ejecutado conducta alguna que genere un riesgo de imputación para la Sociedad o para cualquiera de sus miembros.
Si del resultado de la investigación se determinase la existencia de un delito, se notificará al Consejo Rector, se presentará la oportuna denuncia ante el Organismo correspondiente y asimismo se comunicará al Comité de empresa a los efectos de su conocimiento, con independencia de la participación de este en el curso de la tramitación del expediente. Asimismo, se adoptarán las medidas correctivas, si ello fuera posible para prevenir nuevas situaciones de incumplimiento.
4.4. Procedimientos de investigación por el resto de los órganos
El resto de los órganos procederá respetando los aspectos generales del procedimiento de investigación y respondiendo a procedimientos/sistemáticas de actuación normalizadas, comunicadas a las personas afectadas y aprobados por persona competente.
En estos casos el Responsable del Sistema Interno de Información realizará un seguimiento del estado la tramitación de las denuncias en cuanto al cumplimiento con los plazos previstos para el tratamiento y propuesta de conclusiones.
Realizada la investigación en el órgano preceptivo, se comunicará el resultado al Responsable del Sistema Interno de Información quien previó análisis de la documentación recibida y su incorporación al expediente correspondiente, dará cierre de este para su gestión final y archivo documental.
4.5. Resolución del procedimiento
Cumplido el trámite, o vencido el plazo, en cualquier caso, se procederá a la adopción de la decisión definitiva por la Sociedad y notificación a las partes interesadas.
La resolución definitiva incluirá:
- Exposición de los hechos
- Valoración de las alegaciones y de las pruebas practicadas.
- Persona o personas responsables.
- Infracción o infracciones cometidas.
- Sanción o sanciones que se imponen.
O bien, la declaración de no existencia de infracción o responsabilidad.
4.6. Procedimiento sancionador
En la Sociedad la potestad disciplinaria en cuanto al régimen de infracciones o faltas y las correlativas sanciones viene regulada por lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores y el convenio de aplicación.
Ninguna persona trabajadora de la Sociedad podrá ser objeto de la aplicación del procedimiento disciplinario o de otras medidas de represalia por comunicar/denunciar hechos o conductas que puedan ser constitutivas de delito o que vulneren normativa interna y externa, siempre que dicha persona actúe bajo la creencia racional de que son ciertos.
En caso de confirmarse que alguna persona de la organización ha formulado comunicación falsa, podrá ser objeto de procedimiento disciplinario conforme a la normativa que resulte de aplicación, sin perjuicio de cualesquiera otras responsabilidades, incluso penales, en que pudiera haber incurrido.
El procedimiento sancionador se activará por parte de la persona responsable del Sistema en un plazo de TRES (3) días hábiles y será aplicado por el Consejo Rector.
La resolución se notificará a la persona o personas responsables y se ejecutará la medida sancionatoria en un plazo máximo de DIEZ (10) días desde la recepción por el interesado o interesados de la resolución, salvo que mediaran razones organizativas, productivas o técnicas que pudieran requerir su posposición a juicio de la empresa en cuyo caso se podrán ejecutar en el plazo máximo de dos meses.
Una vez finalizado el procedimiento se cerrará el expediente, quedando archivado en el directorio de Cumplimiento.
4.7. Directorio de Cumplimiento y conservación de documentación
Todas las denuncias recibidas por el Responsable del Sistema Interno de Información se registrarán correlativamente y quedarán debidamente archivadas. Será obligatorio conservar todos aquellos documentos que puedan servir de soporte de la conducta o hechos objeto de la comunicación durante el periodo de tiempo en que se mantenga el riesgo de incidencia con efectos penales o exista obligación legal de conservación de dichos documentos.
En particular, se conservarán especialmente, para su eventual uso en toda investigación o análisis en caso de iniciarse una investigación por un órgano administrativo, judicial, Ministerio Fiscal, Defensor del Pueblo, Tribunal de Cuentas u organismo análogo o con funciones investigadoras, los documentos o registros que acrediten adecuadamente:
a) Las conductas de riesgo presuntamente detectadas.
b) Los intervinientes.
c) Los Informes de Conclusiones emitidos por el Responsable del Sistema.
d) Las comunicaciones generadas.
e) La totalidad de informes internos y externos emitidos, correos electrónicos, etc.
f) Las actas del Responsable del Sistema y del Consejo Rector en las que se recoja información relacionada con incidencias comunicadas o detectadas.
Los documentos se almacenarán en plataformas, soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, confidencialidad, integridad, la correcta lectura de los datos, su no manipulación y su adecuada conservación y localización. Y ello, sin perjuicio de que también puedan ser almacenados en soporte papel.